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REGLAMENTO COMITÉ DE CONTROL SOCIAL
El Comité de Control Social del Fondo de Empleados de las Empresas Municipales de Cali “ FONAVIEMCALI “ regulará sus actividades mediante el siguiente reglamento.
CAPITULO PRIMERO :
CONCEPTO – OBJETIVOS – FUNCIONES
ARTICULO PRIMERO: El Comité de Control Social, es un órgano de Control Administrativo, autónomo e independiente, siendo su principal objetivo velar por el cabal cumplimiento de los estatutos y reglamento del Fondo, su correcto funcionamiento y la eficiencia administrativa de todos los órganos que conforman a FONAVIEMCALI, en beneficio de sus asociados.
ARTICULO SEGUNDO: El Comité de Control Social, estará integrado por tres (3) asociados hábiles con sus suplentes personales, elegidos para períodos de dos (2) años, y en la siguientes forma, dos elegidos por la Asamblea y uno designado por EMCALI, ante los cuales responderán de sus actuaciones de acuerdo a la Ley, los estatutos y reglamentos sobre la materia, pudiendo ser reelegidos conservando tal carácter hasta que se cancele su inscripción mediante un nuevo registro.
ARTICULO TERCERO: Para ser elegido Miembro del Comité de Control Social, en representación de los asociados se requiere llenar los siguientes requisitos :
Ser asociado hábil según los presentes estatutos y reglamentos. Estar vinculado al Fondo con dos (2) años de antelación cuando menos, a la fecha de la elección. Estar presente en la asamblea en la que es elegido. No haber sido amonestado o suspendido en los dos (2) años inmediatamente anteriores. No haber sido excluido de ningún Fondo o entidad Cooperativa en los últimos cinco (5) años.
ARTICULO CUARTO: El Comité de Control Social seccionará ordinariamente una vez al mes, extraordinariamente cuando lo estime necesario, por derecho propio o a petición de la Junta Directiva, el Revisor Fiscal ó el Gerente del Fondo.
ARTICULO QUINTO: El Comité de Control Social eligirá de sus integrantes un coordinador, un vice-coordinador y un secretario.
ARTICULO SEXTO: - OBJETIVOS: El Comité de Control Social tendrá como objetivos fundamentales, controlar, supervisar y fiscalizar (sin interferir las funciones del revisor fiscal), el desarrollo de las actividades de FONAVIEMCALI, buscando con ello que estas actividades se rijan dentro de las normas legales vigentes, cumplan con sus estatutos y reglamentos internos adecuadamente sus principios, normas, procedimientos y técnicas generalmente aceptados en el manejo de empresas. En desarrollo de sus objetivos corresponderá al Comité de Control Social:
En cuanto a los aspectos jurídicos, legales, filosóficos y sociales: Velar porque FONAVIEMCALI se ciña a las normas legales emanados del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP. Velar porque tales disposiciones se incorporen a los Estatutos y reglamentos internos, que se cumplan oportunamente y se apliquen en forma correcta. Velar porque FONAVIEMCALI prepare, apruebe y expida los reglamentos internos que sean convenientes y necesarios para complementar las normas legales y estatutarias para lograr el mejor cumplimiento de los fines sociales del Fondo. Controlar y velar porque todas las actividades que adelante FONAVIEMCALI, especialmente en cuanto al trato con los asociados, estén de conformidad con el auténtico espíritu, la filosofía y principios de la economía solidaria. Velar porque los asociados reciban la información adecuada sobre la administración y los estados financieros de FONAVIEMCALI, esmerándose porque sus derechos a la información, como asociados le sean respetados. En general velar porque FONAVIEMCALI se dirija y administre de acuerdo con prácticas sanas que le impriman seriedad, organización, responsabilidad, eficiencia y que tanto sus directivos como empleados sean personas honorables, correctas y eficientes.
En cuanto a los aspectos técnicos de la Dirección y Administración de FONAVIEMCALI, son deberes del Comité de Control Social.
Velar porque FONAVIEMCALI, disponga de un código contable moderno, actualizado y vigilar su correcta aplicación. Velar porque FONAVIEMCALI, prepare y presente oportunamente sus estados financieros en el tiempo a la norma que aconseja la técnica moderna, generalmente aceptada, buscando que tales estados produzcan información completa, amplia, detallada en forma competitiva, sobre las operaciones de FONAVIEMCALI. Velar porque FONAVIEMCALI prepare y edite periódicamente boletines estadísticos que muestren el desarrollo cuantitativo y cualitativo de las operaciones de la Empresa. Velar porque FONAVIEMCALI produzca mensualmente, por lo menos, informes contables sobre la situación y resultados de ellos. Velar porque FONAVIEMCALI prepare a su debido tiempo el respectivo presupuesto de ingresos de funcionamiento e inversión y que lo controle mensualmente. Velar para que disponga de un efectivo sistema de archivo, en todas sus áreas de funcionamiento. Velar que FONAVIEMCALI, tenga adecuadamente amparados con seguros, las personas y bienes de ella.
ARTICULO SEPTIMO: DE LAS FUNCIONES: El Comité de Control Social para el cumplimiento de sus objetivos desarrollará las siguientes funciones.
Velar porque los actos de los órganos de administración y Comités de apoyo se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias en especial a los principios de la economía solidaria. Informar a los órganos de administración, al Revisor Fiscal o al DANCOOP, sobre las irregularidades que pudieren existir en el funcionamiento de FONAVIEMCALI, presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben adoptarse. Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de los servicios, tramitarlos y solicitar los correctivos a través del conducto regular y con la debida oportunidad. Hacer llamado de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la Ley, estatutos y reglamentos. Solicitar la aplicación de sanciones a los afiliados cuando haya lugar a ello y velar porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para tal efecto. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las asambleas o para elegir delegados. Rendir informes de sus actividades a la asamblea general ordinaria. Los demás que le asigne la Ley, los estatutos, siempre y cuando se refieran al Control Social y no correspondan a las funciones propias de la auditoría externa o del revisor fiscal.
En cuanto al Control Físico de bienes: El Comité de Control Social velará porque se realicen adecuadamente :
Elaboración del inventario físico de los bienes muebles, equipos de oficina, enseres, vehículos. Etc, que sean de propiedad de FONAVIEMCALI. Elaboración de arqueos de la Caja Mayor y la Caja Menor.
Elaboración del inventario físico de la papelería y útiles de escritorio de FONAVIEMCALI y de las formas y documentos contables, tales como talonario de facturas, recibos, comprobantes, etc. En cuanto a revisión de libros, activos fijos y papelería, revisión de balance y anexos.
Revisión de los libros de contabilidad, mayores y auxiliares, los elementos auxiliares de control, tales como el estado actualizado de las cuentas de los asociados verificando que los saldos que ellos muestran reflejen la realidad de las transacciones realizadas, que los asientos hayan sido registrados correcta y oportunamente, en las fechas indicadas, las partidas contables y sus correctos valores se ajustan a las normas legales sobre la teneduría y manejo. Revisión de los estados financieros que produzcan FONAVIEMCALI (balances, estados de pérdidas y ganancias, relaciones y anexos), especialmente los balances generales, comprobando que los saldos mostrados, las relaciones y los anexos correspondiente, sea el reflejo exacto de los saldos que arrojan los libros y los elementos auxiliares.
3. En cuanto a la revisión de los comprobantes de contabilidad y sus soportes:
El Comité de Control Social en pleno, o a través de alguno de sus miembros podrá acompañar al Revisor Fiscal, una o más veces al año, a realizar las siguientes tareas: revisión por los medios y procedimientos que de acuerdo con las circunstancias , de los comprobantes de acuerdo con las circunstancias de los comprobantes de contabilidad, sus soportes originales es factura, ordenes, títulos y valores etc.
E cuanto a los aspectos administrativos:
Podrá por sí misma, o a través del Revisor Fiscal de:
Revisar la planta de personal, verificando que corresponde a la autorizada por la Junta Directiva en sus cargos y asignaciones. Revisar el folder individual de cada empleado, verificando que han cumplido con todos los requisitos exigidos por el reglamento interno de FONAVIEMCALI y por la Ley. Verificar si el personal y los bienes de FONAVIEMCALI están debidamente amparados, si son suficientes las actualizadas. Verificar que FONAVIEMCALI lleve los registros de personal necesario para el adecuado control, como: libro de posesión, registros de vacaciones, etc. Constatar la eficiencia, cumplimiento y actualización del archivo, el orden y organización que este debe tener para su ágil utilización.
Velar porque se cumpla a cabalidad las disposiciones establecidas en el reglamento interno de trabajo, por parte de los funcionarios del Fondo. CAPITULO II
DIRECCION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ CONTROL SOCIAL
ARTICULO OCTAVO : Para racionalizar si el trabajo del Comité de Control Social, buscando la máxima eficiencia, tendrá un Coordinador, un Vice-Coordinador y un Secretario, que serán elegidos en su primera reunión.
ARTICULO NOVENO : FUNCIONES DEL COORDINADOR:
Será el encargado de citar y coordinar las reuniones del Comité de Control Social, con el cumplimiento de las formalidades reglamentarias. El coordinador será el encargado de firmar la correspondencia. Servirá de enlace entre el Comité de Control Social y los distintos Organos Administrativos que conforman a FONAVIEMCALI. Elaborar y suscribirá informe de todas y cada una de las actividades que adelante el Comité de Control Social aprobadas en sus reuniones y que consten en las actas y comunicará de las decisiones tomadas a la Junta Directiva, Gerente y Revisor Fiscal de FONAVIEMCALI.
PARAGRAFO: En caso de ausencia del coordinador temporal o definitivamente, asumirá plenamente las funciones el vice-coordinador.
ARTICULO DECIMO : FUNCIONES DEL SECRETARIO:
Levantará acta escrita que contenga: la relación fiel y completa de todo lo relacionado en las reuniones del Comité de Control Social. Suscribir conjuntamente con el coordinador la correspondencia que se genera en el desarrollo de las actividades del Comité de Control Social.
CAPITULO III
ASPECTOS GENERALES Y PARTICULARES ASPECTOS GENERALES
ARTICULO ONCE : REUNIONES:
Ordinarias: Se efectuará una reunión ordinaria por mes, en día y hora acordados por los integrantes.
Extraordinaria: Se realizarán las reuniones extraordinarias que se requieran cuando las situación así lo amérite
PARAGRAFO: El Comité de Control Social se reunirá por derecho propio. A sus reuniones concurrirán regularmente los Miembros principales que la integran y los miembros suplentes, y quienes sean invitados por la Junta o por el Coordinador en casos especiales. ARTICULO DOCE: CONVOCATORIA A REUNIONES:
a) Las reuniones ordinarias serán convocadas por el Coordinador del Comité quien indicará el sitio, hora, fecha y orden del día. Las reuniones extraordinarias se convocarán a petición de:
Dos Miembros Principales del Comité. Un Miembro Principal y dos suplentes La Junta Directiva y el Gerente o el Revisor Fiscal del Fondo de Vivienda.
Esta convocatoria debe efectuarla el coordinador pero si éste no la hace, la podrán efectuar dos miembros principales del Comité.
PARAGRAFO : la convocatoria se hará por el Coordinador, con tres (3) días hábiles de anticipación, la Junta Directiva, el Gerente, el Revisor Fiscal pueden solicitar convocatoria extraordinaria.
ARTICULO TRECE: QUORUM: La concurrencia de dos (2) Miembros principales del Comité de Control Social, hará quórum para deliberar y adoptar decisiones validas: si faltare alguno de los miembros principales, lo reemplazará el respectivo suplente.
PARAGRAFO 1o. Sobre Recomendaciones ó Subgerencias: Las sesiones del Comité que impliquen una recomendación o subgerencia dirigida a algún estamento o asociado de FONAVIEMCALI, podrá adoptarse por mayoría simple.
PARAGRAFO 2º. Las decisiones del Comité que impliquen solicitud de sanción y/o amonestación a algún asociado, o de algún miembro del Comité de Control Social deben adoptarse por unanimidad.
ASPECTOS PARTICULARES
ARTICULO CATORCE : DE LAS REUNIONES:
Reuniones Ordinarias: Orden del Día: Este debe ser presentado por el Coordinado al menos con tres (3) días de anticipación a la fecha de la reunión, a fin de que los Miembros del Comité hagan sugerencia del caso.
De todo lo realizado en el Comité se llevarán Actas, que siempre a aprobación en la siguiente reunión, y cuyo control estará a cargo del secretario del Comité, estas actas deben ser numeradas y firmadas una vez se encuentren aprobadas por el Coordinador y la Secretaria. Informes: Los informes podrán ser verbales o escritos en ambos casos deberán quedar constancia en el Acta de la reunión respectiva. En el caso de informes verbales, los aspectos fundamentales de este quedarán consignados en el Acta y en el caso de informes escritos, estos se anexarán al Acta y serán parte integrante de ella.
En los casos de informes requeridos como pase para solicitud de sanción y/o amonestación, estos tendrán que ser escritos.
Reuniones Extraordinarias : Se citará a ellas al menos con dos (2) días hábiles de anticipación, indicando el motivo de la citación y a solicitud de quien se hace.
Podrá tratarse en ella únicamente el tema para el que fue convocado. Para constituir quórum de una reunión extraordinaria se requiere la presencia al menos de dos miembros principales del Comité.
CAPITULO IV
DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL
ARTICULO QUINCE: ACTIVIDADES:
A cada Miembro del Comité se le asignará actividades específicas, sobre las cuales deberá presentar informes periódicas Estos informes reposarán en el archivo del Comité y serán base para sus actuaciones. Cuando el Comité lo considere conveniente podrá solicitar la colaboración del revisor fiscal en asuntos relacionados con sus funciones. En los casos de actos que impliquen solicitud de sanción o amonestación el Comité podrá optar su decisión después de que las reuniones como mínimo dependiendo de la gravedad del acto e inclusive podrá solicitar la presencia del afectado (s) a fin de conocer su versión El Comité estudiará únicamente los casos presentados por escrito y con la identificación clara del solicitante. Cuando el Comité considere necesario hacer alguna recomendación a la Junta Directiva o administración, este deberá sustentarse y anexarse a la comunicación en la que se haga la recomendación. ARTICULO DIEZ Y SEIS : REMOCION DE MIEMBROS DEL COMITE DE CONTROL SOCIAL: Son causales de remoción de los Miembros del Comité:
El incumplimiento sistemático e injustificado de cualquiera de sus deberes como Miembro del Comité de Control Social a juicio de los demás integrantes de este Comité. Por grave infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo como Miembro del Comité de Control Social. Por incurrir en una cualquiera de las causales de exclusión o suspensión temporal establecidas sin perjuicio de las acciones que se depredan de ésta. Por dejar de asistir a tres (3) reuniones consecutivas sin causa justificada a juicio del mismo Comité. Por renuncia del asociado. Por mandato de la Ley.
ARTICULO DIEZ Y SIETE : PROCEDIMIENTO PARA REMOCION DE MIEMBROS DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL:
Para proceder a ejecutar cualquiera de las causales establecidas, los Miembros de éste se regirán por los siguientes procedimientos:
Se adelantará investigación de los hechos dejando constancia en el Acta respectiva. Para la aprobación de la remoción de un Miembro del Comité, deberá ser aprobado mínimo por tres (3) Miembros Principales o Suplentes, según el caso de éste Comité. El Miembro inculpado no tendrá voto en el concepto de su remoción y de ser Miembro Principal, será llamado el Suplente respectivo.
ARTICULO DIEZ Y OCHO: DISPOSICIONES FINALES : Los casos no previstos en el reglamento y que no fueren desarrollados mediante disposiciones internas, se resolverán conforme a lo previsto en la Ley, decretos especiales y concordantes sobre la materia, las normas emanadas del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, con la doctrina de la Honorable Corte Suprema de Justicia y del Honorable Consejo de Estado y en general son el derecho común aplicable a los Fondos de Empleados en su condición de personas jurídicas sin ánimo de lucro.
ARTICULO DIEZ Y NUEVE: La reforma de este reglamento sólo podrá hacerse en reunión extraordinaria del Comité de Control Social, mediante decisión unánime.\ FIN.-
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