EL FONDO DE EMPLEADOS DE LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE CALI “FONAVIEMCALI”

RESOLUCION JUNTA DIRECTIVA

No. 008 de Junio 1 de 2006

(Por medio de la cual se reforma el Reglamento Interno de la Junta Directiva)

La Junta Directiva del Fondo de Empleados de las Empresas Municipales de Cali “FONAVIEMCALI”, en uso de sus atribuciones legales, estatutarias y

CONSIDERANDO:

Que la Junta Directiva considera pertinente actualizar su Reglamento Interno, con el fin de colocarlo a tono con el Nuevo Modelo Organizacional y los nuevos modelos de Dirección y Administración Empresarial.

Que la Junta Directiva en ejercicio de las facultades que le confieren los Estatutos en su Artículo 51 Literal j, referido a sus funciones y el Artículo 70 denominado “Otros Comités Especiales”, a creado Comités y Subcomités que por estar subordinados en sus funciones, deberes y responsabilidades a la Junta Directiva, se hacen dispensable delimitar el rol que cumplen en la Organización y determinar con exactitud el alcance de sus funciones.

Que la Junta Directiva, identificó como una necesidad de relevante importancia, contribuir al mejoramiento al Sistema de Control Interno de FONAVIEMCALI y en consecuencia, determinó reformar su Reglamento para facilitar el cumplimiento de tal propósito.

Que por lo anterior,

RESUELVE:

CAPITULO I

NATURALEZA Y OBJETO

ARTICULO 1: NATURALEZA. Conforme al Artículo 45 de los Estatutos, la Junta Directiva es el Órgano de administración permanente de FONAVIEMCALI, sujeto a la Asamblea General y responsable de la dirección general de las actividades del Fondo. Su nombramiento lo efectúa la Asamblea General de Delegados con fundamento en el Literal e del Artículo 43 de los Estatutos.

ARTICULO 2: OBJETO. El presente Reglamento compila metodológicamente los diferentes aspectos que reglan a la Junta Directiva cuyo principal objeto como ente de Administración, Dirección y Control, es orientar la eficiente Administración de FONAVIEMCALI, cumpliendo a cabalidad con los mandatos de la Asamblea General de Delegados, los Estatutos del Fondo, la Constitución Política Nacional y las disposiciones Legales que regulan a los Fondos de Vivienda.

CAPITULO II

CONFORMACION Y ORGANIZACIÓN

ARTÍCULO 3: CONFORMACIÓN. La Junta Directiva estará integrada en la forma prevista en el Artículo 46 de los Estatutos.

PARAGRAFO: La Junta Directiva nombrará de su seno un Presidente, un Vicepresidente y un Secretario con sus respectivos suplentes.

ARTÍCULO 4: REQUISITOS. Para ser elegido miembro de la Junta Directiva, se requiere llenar los requisitos establecidos en el Artículo 47 de los Estatutos.

ARTICULO 5: INSTALACION. Conforme al Artículo 49 de los Estatutos la Junta Directiva se instalará por derecho propio una vez sea registrada en la Superintendencia de la Economía Solidaria.

ARTICULO 6: INSCRIPCION. La Administración a través de la Gerencia, coordinará el cumplimiento de los requisitos para tramitar ante Superintendencia de la Economía Solidaria y la Cámara de Comercio de Cali, la correspondiente inscripción de la Junta electa. Dicha inscripción deberá surtirse en un término que no excede de los diez (10) días hábiles de realizada la Asamblea General de Delegados.

ARTICULO 7: SESIÓN ESPECIAL. Para la elección de los dignatarios antes mencionados, se requiere que la Junta Directiva sea citada con cuarenta y ocho (48) horas de antelación y debe anunciarse en el Orden del Día expresamente que es el único tema a tratar. Igualmente deben encontrase presentes en el momento de iniciarse la reunión especial, por lo menos cuatro (4) de los Miembros Principales de la Junta.

PARAGRAFO 1: Cualquier Miembro de la Junta Directiva, en la Sesión Especial, podrá postularse para los cargos de Presidente, Vicepresidente y Secretario, los cuales deberán estar presentes y aceptar la nominación. Para ocupar cualquiera de estos cargos se requiere ser Miembro Principal.

PARAGRAFO 2: Para ser elegido válidamente Presidente, Vicepresidente y Secretario, se requiere el voto afirmativo de por lo menos cuatro (4) de los Miembros Principales presentes en la Sesión Especial.

PARÁGRAFO 3: En la reunión de instalación se establecerá el calendario de reuniones ordinarias.

ARTICULO 8: MODIFICACIONES. Cualquier modificación parcial o total de la Junta Directiva o de la mesa Directiva se comunicará mediante el envió del Acta o Actas respectivas a la Superintendencia de la Economía Solidaria y a la Cámara de Comercio de Cali.

CAPITULO III

FUNCIONES, DEBERES Y RESPONSABILIDADES

ARTÍCULO 9: FUNCIONES JUNTA DIRECTIVA. Además de las contempladas en los Estatutos en su Artículo 51, son funciones de la Junta Directiva las que se describen a continuación:

1. Asesorar al Gerente en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

2. Acordar conjuntamente con la Gerencia General, la formulación de nuevos modelos de control y rediseño de los actuales.

3. Velar porque la Gerencia General presente y difunda al interior de FONAVIEMCALI las políticas, los objetivos, las metas, las estrategias y resultados del Sistema de Control Interno para que cada funcionario o área lo haga parte integral de su trabajo permanente.

4. Definir e impulsar las políticas que tengan por objeto, fomentar en FONAVIEMCALI la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la Misión Institucional a través de la difusión de la filosofía del Autocontrol.

5. Realizar seguimiento sobre el cumplimiento de los planes de trabajo efectuados por los diferentes comités y subcomités.

ARTICULO 10: DEBERES DE LOS INTEGRANTES DE JUNTA DIRECTIVA. Los integrantes de Junta Directiva deben obrar de buena fe, y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de FONAVIEMCALI, teniendo en cuenta los intereses de sus Asociados. En el cumplimiento de su función Administrativa deberán:

1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo de la Misión Institucional de FONAVIEMCALI.

2. Velar por el estricto cumplimento de las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias.

3. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la Revisoría Fiscal y a las Auditorias Externas que se contraten por FONAVIEMCALI.

4. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.

5. Dar un trato equitativo a todos los Asociados y respectarles el ejercicio del derecho de inspección.

6. Abstenerse de participar por si o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades o actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la Asamblea General de Delegados o la Junta Directiva.

7. Velar porque en FONAVIEMCALI se cumplan con los objetivos del Sistema de Control Interno.

8. Realizar seguimiento sobre el cumplimiento de los planes de trabajo efectuados por los diferentes comités y/o subcomités.

9. Asumir con alto nivel de compromiso, las responsabilidades y funciones encomendadas al Directivo como integrante de los diferentes comités y/o Subcomités a los cuales pertenezca.

ARTICULO 11: RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DIRECTIVA. Son las estipuladas en los Artículos 65, 66 y 67 de los Estatutos.

ARTICULO 12: FUNCIONES DEL PRESIDENTE. Son funciones del Presidente de la Junta Directiva:

1. Llevar la Representación Social del Fondo.

2. Convocar a las reuniones o sesiones de la Junta Directiva, las cuales hará por intermedio del Gerente del Fondo y ordenará el orden del día en la citación.

3. Presidir las sesiones de la Junta Directiva.

4. Velar por el estricto cumplimiento de las normas y órdenes emitidas por la Asamblea General y la Junta Directiva.

5. Velar porque se de cabal cumplimiento al Estatuto de Contratación de FONAVIEMCALI, en el evento de realizar compras y contrataciones.

6. Rendir informe escrito de la Junta Directiva a la Asamblea General Ordinaria de Asociados.

7. Velar por el cumplimiento de los Planes y Programas de cada uno de los Comités y Subcomités.

8. Las demás que le asigne la Asamblea General de Delegados y la Junta Directiva.

ARTÍCULO 13: FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE. Son funciones del Vicepresidente de la Junta Directiva:

1. Reemplazar al Presidente de la Junta Directiva en sus ausencias temporales o absolutas y asumir las funciones inherentes a éste.

2. Velar por el cumplimiento del programa del Plan Estratégico y Presupuesto aprobado de acuerdo a lo establecido en los Estatutos.

3. Controlar el cumplimiento de los proyectos presentados por la Junta Directiva.

4. Las demás que le asigne la Asamblea General de Delegados y la Junta Directiva.

ARTÍCULO 14: FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son funciones del Secretario de la Junta Directiva las siguientes:

1. Responder por el archivo de la Junta Directiva.

2. Preparar las Actas de la Junta Directiva, observando las normas para su elaboración.

3. Mantener debidamente actualizado el libro de actas y velar por la adecuada protección y seguridad del mismo.

4. Remitir con antelación a la realización de las reuniones de la Junta Directiva, copias del borrador de las actas pendientes de aprobación.

5. Suministrar a los Directivos y/o Asociados copia de las actas que sean requeridas, para lo cual deberá llevar un registro.

6. Presentar a la Junta Directiva la correspondencia recibida.

7. Contestar en forma oportuna la correspondencia recibida de competencia de la Junta Directiva.

8. Elaborar los Proyectos de Resolución y presentarlos oportunamente a la Junta Directiva para su aprobación.

9. Firmar conjuntamente con el Presidente de la Junta las actas, resoluciones, acuerdos y comunicados oficiales.

10. Certificar los documentos necesarios para ser enviados a las entidades o personas que los requieran.

11. Las demás que le sean asignadas por la Junta Directiva y/o que correspondan a la naturaleza de su cargo.

CAPITULO IV

EXTENSION DE LA JUNTA DIRECTIVA

ARTICULO 15: COMITES. De conformidad con lo estipulado en los Artículos 51 Literal j y 70 de los Estatutos del Fondo, la Junta Directiva podrá constituir cuantos Comités considere necesario, como instancias que le permitan el cabal cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, así como también adelantar las actividades necesarias para contribuir a mejorar la calidad de vida de los Asociados y sus Beneficiarios.

PARAGRAFO 1: Los Comités podrán constituir Subcomités como mecanismos de apoyo para garantizar el cumplimiento de sus objetivos, funciones y actividades bajo su responsabilidad.

PARAGRAFO 2: Tanto los Comités Especiales como los Subcomités tendrán el carácter de auxiliares de los Organismos de Dirección, Administración y Vigilancia.

ARTICULO 16: CONSTITUCION. Los Comités Especiales al ser una extensión de la Junta Directiva, deberán constituirse de manera exclusiva por integrantes de ésta. Por su parte los Subcomités serán coordinados por Directivos pero podrán integrarse con Asociados.

ARTICULO 17: CONFORMACION. Los Comités Especiales estarán conformados por tres (3) Directivos elegidos por la Junta Directiva dentro de su seno y por el mismo período de vigencia de ésta. Los Subcomités se conformarán por Directivos y Asociados, por un número impar que no exceda de nueve (9) integrantes.

ARTICULO 18: COMITES ESPECIALES. La Junta Directiva una vez posesionada deberá elegir dentro de su seno, los integrantes que conformaran como mínimo los siguientes Comités Especiales que tendrán el carácter de permanentes.

1. Bienestar

2. Cargos y Salarios

3. Control Interno

4. Contratación y Compras

5. Crédito

6. Educación

7. Obras

8. Solidaridad

ARTICULO 19: CLASES DE SUBCOMITES. Los Comités Especiales tendrán la facultad de constituir como mínimo los siguientes Subcomités que tendrán el carácter de permanentes.

1. Comité de Bienestar

1. Adultos Mayores

2. Cultura

3. Recreación y Deportes

2. Comité de Educación

a) Comunicaciones

ARTICULO 20: DEBERES DE LOS COMITES Y SUBCOMITES. Los Diferentes Comités Especiales y los Subcomités asumirán el compromiso de cumplir con los siguientes deberes:

1. Elaborar su propio Reglamento, el cual deberá ser sometido a la aprobación de la Junta Directiva, así como sus posteriores modificaciones.

2. Elegir entre sus integrantes a un (1) Coordinador y a un (1) Secretario.

3. Asistir cumplidamente a las convocatorias a reuniones.

4. Elaborar actas de las diferentes reuniones y remitir oportunamente copia de las mismas al Secretario de la Junta Directiva.

5. Presentar a la Junta Directiva informes periódicos sobre la gestión cumplida.

6. Notificar en forma oportuna al Comité de Control Social sobre las presuntas irregularidades o faltas cometidas por el Directivo en el desempeño de sus funciones.

CAPITULO V

SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA

ARTÍCULO 21: REUNIONES. Las reuniones ordinarias de la Junta Directiva se efectuarán por lo menos una (1) vez al mes. Sin embargo cuando lo estimen conveniente el Presidente, el Secretario el Gerente General y/o el Revisor Fiscal, la Junta Directiva podrá ser convocada extraordinariamente sin tener en cuenta los términos señalados en el presente artículo.

PARAGRAFO 1: Los miembros de la Junta Directiva podrán autorizar la participación de otras personas distintas en sus reuniones con el carácter de invitados u observadores, los que tendrán voz pero no voto en sus deliberaciones.

PARAGRAFO 2: Las reuniones extraordinarias tendrán un Orden del Día específico.

ARTÍCULO 22: CITACIONES. Previa convocatoria el Presidente de la Junta Directiva, el Gerente del Fondo hará las citaciones a Junta por escrito, en donde se señalará día, mes, año, hora y lugar, con un Orden del Día previo y con antelación no menor a cuarenta y ocho (48) horas.

ARTÍCULO 23: PARTICIPANTES. A las reuniones de Junta Directiva se podrá citar tanto a los Directivos Principales como a los Suplentes. Igualmente podrán asistir con derecho a voz pero sin voto el Gerente, el Revisor Fiscal y los integrantes del Comité de Control Social.

PARÁGRAFO: La Junta Directiva podrá invitar, en cualquier momento, a las personas que estime conveniente para tratar temas de interés, las cuales tendrán derecho a voz pero sin voto. La invitación deberá ser aprobada por la Junta Directiva en reunión anterior.

ARTÍCULO 24: CONTENIDO DE LAS CITACIONES. Toda convocatoria a sesión de Junta Directiva se efectuará con un Orden del Día, el cual como mínimo deberá contemplar los siguientes puntos:

1. Llamada a lista y verificación del Quórum.

2. Lectura y Aprobación Orden del Día

3. Lectura y Aprobación Acta anterior

4. Temas específicos (Deberán enumerarse)

5. Temas de seguimiento (Indicar cuáles)

6. Proposiciones y Varios

PARAGRAFO 1: Las reuniones extraordinarias tendrán un Orden del Día específico.

PARAGRAFO 2: El Orden del Día deberá ser autorizado por el Presidente de la Junta Directiva previamente al envío de la citación.

ARTICULO 25 REQUISITOS DE LAS CITACIONES. Adjunto a la correspondiente citación a Junta Directiva, deberá remitir como mínimo el borrador del acta anterior. Así mismo, serán enviados a los directivos los documentos de los temas específicos o temas de seguimiento a tratar en el desarrollo de la reunión, según el caso.

ARTÍCULO 26: EXCUSAS. La asistencia de los Directivos Principales es de carácter obligatorio. Cuando por fuerza mayor algún integrante no pueda asistir, con antelación deberá comunicar tal circunstancia a la Gerencia General, a la Presidencia o a la Secretaría de la Junta antes de la reunión.

ARTÍCULO 27: QUIÉN PRESIDE. La Junta Directiva será presidida por el Presidente, en su ausencia la presidirá el Vicepresidente u otro integrante de la misma.

ARTÍCULO 28: USO DE LA PALABRA. Quien presida la reunión tendrá la facultad de dar el uso de la palabra a quien la solicite, el cual deberá referirse sólo al tema tratado y no podrá excederse de cinco (5) minutos.

ARTICULO 29: QUORUM.- Constituye Quórum hábil para deliberar y decidir la presencia de por lo menos cuatro (4) de los Miembros de la Junta Directiva Principales o sus respectivos Suplentes personales.

ARTÍCULO 30: ORDEN DEL DÍA. Al iniciarse la Junta Directiva, el Presidente declarará abierta la sesión, y el Secretario leerá el orden del día que será sometido a aprobación de los miembros integrantes del mismo. De no agotarse el orden del día se citará a la Junta Directiva, dentro los ocho (8) días siguientes a fin de que sean desarrollados los temas pendientes.

PARAGRAFO: En el evento que no se agote el Orden del Día se dará continuidad al acta respectiva.

ARTICULO 31: LEVANTAMIENTO Y APROBACION ACTAS. De toda sesión de Junta Directiva se levantará un acta que deberá ser firmada por el Presidente y Secretario de la Junta. Las actas deberán someterse a consideración en la sesión inmediatamente siguiente para su aprobación y sólo en caso de que las sesiones de Junta Directiva tengan una secuencia inferior a ocho (8) días, se podrá acumular la aprobación de estas.

ARTICULO 32: REQUISITOS DE LAS ACTAS. Las actas se encabezan con su número y expresaran cuando menos: Lugar, fecha y hora de la reunión; la lista de los asistentes y de los ausentes indicando si existió excusa o no; el orden del día; las constancias y comentarios específicos realizados por los Directivos; las conclusiones que se adopten indicando el número de votos a favor y en contra y si es del caso, los compromisos adquiridos por los integrantes de la Junta Directiva, indicando actividad, responsables y fecha de cumplimiento.

PARÁGRAFO 1: Las decisiones tomadas por la Junta Directiva, deberán acogerse inmediatamente, así no esté firmada el acta. La Secretaría de la Junta deberá informar a cada responsable de la tarea asignada y el plazo para el cumplimiento de ella.

PARAGRAFO 2: Además de las actas, la Junta se pronunciará mediante Resoluciones, cuando se trate de determinaciones que atañen a los Asociados y en especial de las autorizaciones al Gerente.

ARTÍCULO 33: VOTACIÓN.- Las votaciones podrán ser por unanimidad, aclamación, secreta, nominal abierta y deberá constar en acta. Previo a la votación deberá leerse o expresar verbalmente por el Secretario la proposición o proposiciones que se han de votar por parte de los asistentes.

PARAGRAFO 1: Las decisiones por norma general se tomarán con el voto afirmativo de la mitad más uno de los asistentes hábiles a la sesión correspondiente.

PARAGRAFO 2: Cuando se encuentren presentes el Miembro Principal y su Suplente personal, tendrá derecho a voz y voto el principal y su suplente solamente a voz.

CAPITULO VI

INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES

ARTÍCULO 34: INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES. Son las que aparecen taxativamente señaladas en los Artículos 87, 88, 89 y 90 de los Estatutos, en consecuencia, quienes tengan la calidad de integrantes de la Junta Directiva deberán regirse entre otros aspectos estipulados en los Estatutos del Fondo por lo siguiente:

1. Todo integrante de la Junta Directiva que renuncie a su cargo, así sea transitoriamente, no podrá volver a este organismo por el resto del período.

2. Los miembros de la Junta Directiva, no podrán votar cuando se trate de asuntos que afecten su responsabilidad.

3. La asignación de créditos, a los miembros de la Junta Directiva, serán aprobados por la Junta Directiva. Los miembros de la Junta Directiva no podrán obtener créditos o préstamos superiores a lo autorizado por el Reglamento de Crédito.

4. Los Directivos no podrán vender bienes al Fondo por sí o por interpuesta persona.

5. Los miembros de la Junta Directiva, no podrán servir como codeudores o fiadores dentro del Fondo.

CAPITULO VI

CAUSALES DE REMOCIÓN

ARTÍCULO 35: CAUSALES DE REMOCIÓN. Serán causales de remoción de los integrantes de la Junta Directiva las siguientes:

1. Por pérdida de su calidad como asociado.

2. Por incurrir en alguna de las incompatibilidades previstas en la Ley o los Estatutos.

3. Por incumplimiento de sus obligaciones dentro de la Junta Directiva.

4. Por graves infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo, como miembro de la Junta Directiva.

5. Por actuar contra la ética.

6. Por no dar a conocer oportunamente a quien corresponda según el caso, las irregularidades que se presenten en el funcionamiento del Fondo.

7. Por interferir premeditadamente, con el buen funcionamiento de la Junta Directiva.

8. Por favorecer intereses particulares o de terceros, en perjuicio del Fondo.

9. Por utilizar en forma indebida información o documentación a su cargo.

10. Por dejar de asistir a tres (3) sesiones continuas sin causa justificada o al cincuenta (50%) por ciento de las reuniones convocadas en un período de seis (6) meses.

PARÁGRAFO: Para aplicar la separación del cargo, previamente se deberá dar cabal cumplimiento a los procedimientos establecidos en los Estatutos de FONAVIEMCALI, para lo cual el Secretario notificará por escrito al Comité de Control Social, sobre las presuntas irregularidades o faltas cometidas por el Directivo, con el fin de que agote el debido proceso y recomiende a la Junta Directiva la sanción a que haya lugar a imponer si es del caso.

CAPITULO VII

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 36: ASESORÍAS Y CAPACITACION. Los integrantes de la Junta Directiva solicitarán las respectivas asesorías cuando lo estimen conveniente, tratando que éstas lo orienten al mejor desarrollo de sus funciones. Así mismo y con el mismo propósito, los integrantes de la Junta Directiva podrán participar en cursos, seminarios, diplomados, encuentros y/o congresos en materias afines con las funciones y responsabilidades de su competencia, para lo cual la Administración deberá proveer los recursos necesarios.

ARTÍCULO 37: APLICACIÓN DE NORMAS SUPERIORES. Los casos no previstos en este Reglamento y que no hayan sido desarrollados mediante reglamentaciones internas, se resolverán conforme a la Ley o Decretos especiales y concordantes sobre la materia, las normas emanadas de la Supersolidaria o el Organismo competente.

ARTÍCULO 38: MODIFICACIONES. El presente Reglamento sólo podrá ser modificado por la Junta Directiva del Fondo y los ajustes realizados solo tendrán validez a partir de la fecha de aprobación de este Órgano.

ARTÍCULO 39: VIGENCIA. El presente Reglamento rige a partir del Primero de (1) de Junio de 2006, una vez leído y aprobado por la Junta Directiva de FONAVIEMCAL en Acta No. 008

JORGE HERNAN RAMIREZ DOMINGUEZ LUIS ARTURO TAMAYO LOAIZA

PRESIDENTE SECRETARIO

PROYECTO JDLM/ABVM