EL FONDO DE EMPLEADOS DE LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE CALI “FONAVIEMCALI”

JUNTA DIRECTIVA RESOLUCION No ( ) DE DEL 2006

(Por medio de la cual se expide el Reglamento del Comité de Bienestar)

La Junta Directiva del Fondo de Empleados de las Empresas Municipales de Cali “FONAVIEMCALI”, en uso de sus atribuciones legales, estatutarias y

CONSIDERANDO:

Que la Junta Directiva con fundamento legal en las facultades que le confieren los Estatutos en su Artículo 51 (Literales j y z) y el Artículo 70, creó el Comité de Bienestar como un Órgano permanente de FONAVIEMCALI.

Que la Cultura, la práctica del Deporte y la Recreación deben constituirse en unos elementos básicos dentro de FONAVIEMCALI, cuya función primordial es fomentar la armonía, interrelación mutua, convivencia, esparcimiento para así mejorar la calidad de vida y el debido aprovechamiento del tiempo libre.

Que es deber de la Junta Directiva establecer las Normas y Políticas que tienden al mejorar la Cultura, el Deporte y la Recreación de los Asociados y Beneficiarios de FONAVIEMCALI.

Que para que este Comité pueda cumplir cabalmente con su misión, se hace indispensable delimitar el rol que debe cumplir en la Organización y determinar con exactitud el alcance de sus funciones y responsabilidades.

Que por lo anterior

RESUELVE

TITULO I

DEL OBJETO DEL COMITE

CAPITULO I

NATURALEZA, OBJETO, FINALIDAD Y FUNCIONES

ARTICULO 1: NATURALEZA. El Comité de Bienestar es un Órgano permanente de FONAVIEMCALI, creado por iniciativa propia de la Junta Directiva con fundamento legal en la Circular Básica Jurídica No 0007 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria y las facultades que le confieren los Estatutos del Fondo en su Artículo 51 (Literales j y z) y el Artículo 70.

ARTICULO 2: OBJETO. La presente Resolución tiene por objeto reglamentar de conformidad con las disposiciones legales vigentes el manejo y utilización de los recursos que se destinen para el fomento de la Cultura, el Deporte y la Recreación con base en el diagnóstico de las necesidades básicas de los Asociados y sus Beneficiarios que anualmente realice la Administración.

ARTICULO 3: FINALIDAD. El Comité de Bienestar, programará, coordinará y llevará a cabo todas las actividades encaminadas a fomentar entre sus Asociados y Beneficiarios la Cultura, el Deporte y la Recreación en procura de lograr su integración y estrechar los lazos familiares y de amistad, para mejor la calidad de vida.

ARTÍCULO 4 FUNCIONES. Para la adecuada utilización de los recursos del Fondo de Bienestar, corresponderá al Comité de Bienestar adelantar las siguientes funciones:

1. Elaborar con base en el diagnóstico de necesidades el Plan Anual de Actividades, de común acuerdo con la Administración del Fondo, el Comité de Bienestar el Subcomité de Cultura, el Subcomité de Cultura y el Subcomité de Recreación (Grupos de: Adultos Mayores, Juvenil e Infantil) y someterlo a consideración de la Junta Directiva.

2. Ejecutar, coordinar y monitorear la ejecución de los planes, programas, actividades y tareas a cargo del Comité de Bienestar, a fin de corregir oportunamente las variaciones presentadas.

3. Velar porque todas las actividades y recursos del Fondo de Bienestar, estén dirigidos al cumplimiento de sus objetivos.

4. Presentar trimestralmente a la Junta Directiva un Informe escrito sobre el desarrollo de las actividades y programas del Comité de Bienestar.

5. Programar y llevar a cabo actividades o eventos especiales que permitan recaudar ingresos para fortalecer el Fondo.

6. Las demás que les señalen el Estatuto y las Leyes, y las que le sean asignadas por la Junta Directiva que estén directamente relacionadas con dichas funciones y sean necesarias para el cabal cumplimiento de las mismas.

CAPITULO II

RECURSOS FUENTES Y DESTINACION

ARTICULO 5: RECURSOS. El Comité de Bienestar dispondrá de los recursos, humanos, financieros, materiales y técnicos para el cumplimiento de sus programas, con fundamento en las partidas establecidas por la Asamblea General de Delegados y de acuerdo a la Distribución de Excedentes anuales asignadas al Fondo de Bienestar del período respectivo.

PARAGRAFO: La Administración deberá proveer al Comité de Bienestar de los recursos logísticos necesarios para garantizar su normal funcionamiento.

ARTICULO 6: FUENTES. El Fondo de Bienestar, se proveerá de las siguientes fuentes de ingreso:

1. Con el porcentaje que le se asignado de los Excedentes correspondientes a cada período fiscal que para tal fin destine la Asamblea General de Delegados.

2. Con el producto de programas o eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el Fondo de Bienestar.

3. Con los rendimientos que se logren con motivo de la colocación transitoria de los recursos del Fondo de Bienestar.

4. Con los aprovechamientos obtenidos como producto de su propio desarrollo.

5. Con las partidas asignadas al Fondo de Bienestar y no utilizadas en las vigencias anteriores.

6. Con los aportes o contribuciones de los Asociados que de forma obligatoria o voluntaria se establezcan para incrementar este Fondo.

7. Con las donaciones y auxilios que se realicen por personas naturales o jurídicas con destino al incremento del Fondo de Bienestar.

8. Con los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropie la Junta Directiva con destino al Fondo de Bienestar.

ARTÍCULO 7: DESTINACIÓN: Los recursos del Comité de Bienestar serán destinados en forma exclusiva a pagar los gastos para la atención de los programas y actividades desarrolladas por los siguientes Comités y subcomités:

1. COMITÉ DE EDUCACION

1. Congresos

2. Pasantías

1. SUBCOMITE DE CULTURA: Este Subcomité estará encargado de desarrollar las actividades inherentes a la Cultura:

1. La función de la Orquesta.

2. La función del Grupo de Danzas.

3. La capacitación y formación en Artes

4. Otros eventos relacionados

1. SUBCOMITE DE DEPORTES: Esta área promoverá:

1. Torneos Internos

2. Torneos Externos

3. Intercambios Deportivos.

1. SUBCOMITE DE RECREACION: Este Subcomité promoverá:

1. La función del Grupo de Adultos Mayores.

2. La función del Grupo Juvenil.

3. La función del Grupo Infantil

PARAGRAFO: Los recursos de este Fondo solo podrán destinarse para actividades orientadas a la Cultura, el Deporte y la Recreación de los Asociados y sus Beneficiarios debidamente inscritos en FONAVIEMCCALI.

ARTICULO 8: INFORMACION. Este Comité en coordinación con el Subcomité de Comunicaciones promoverá todos los mecanismos necesarios para contar con una comunicación oportuna a los Asociados y Beneficiarios sobre los programas y eventos a desarrollar.

TITULO II

DE LA CONSTITUCION DEL COMITÉ

CAPITULO I

CONFORMACION, REQUISITOS Y FUNCIONES

ARTICULO 9: CONFORMACION El Comité de Bienestar estará integrado por tres (3) Miembros de la Junta Directiva con derecho a voz y voto, designados por la misma Junta y un (1) Miembro del Comité de Control Social y el Gerente del Fondo, los cuales tendrán derecho a voz pero no a voto.

Los integrantes elegirán de su seno un Coordinador y un Secretario.

PARAGRAFO: Si el Comité quedaré desintegrado, el Gerente del Fondo o cualquier otro Miembro solicitará a la Junta Directiva, su integración y los nuevos Miembros actuaran dentro del período restante.

ARTICULO 10: VIGENCIA. El período del Comité de Bienestar, tendrá la misma vigencia de la Junta Directiva y dejará de actuar cuando el nuevo Comité designado entre en posesión.

ARTÍCULO 11: REQUISITOS. Para ser elegido miembro del Comité de Bienestar se requiere llenar los siguientes requisitos:

1. Ser Miembro Principal o Suplente de la Junta Directiva.

2. Acatar las disposiciones legales vigentes sobre la materia

3. Tener voluntad de servicio y alto nivel de responsabilidad y compromiso.

ARTÍCULO 12: INSTALACIÓN. El Comité de Bienestar se instalará por derecho propio dentro de los siguientes ocho (8) días a su elección.

PARÁGRAFO: En la reunión de instalación se establecerá el calendario de reuniones ordinarias.

ARTÍCULO 13: CARGOS. El Comité de Bienestar elegirá entre sus integrantes un Coordinador y un Secretario.

ARTÍCULO 14: FUNCIONES DEL COORDINADOR. Son deberes del Coordinador:

1. Presidir las reuniones del Comité.

2. Coordinar y organizar las actividades del Comité.

3. Orientar, coordinar y supervisar el trabajo asignado a los Miembros del Comité.

4. Verificar que se cumplan las normas del presente Reglamento, las disposiciones legales, los Estatutos de FONAVIEMCALI y los mandatos de la Asamblea General.

5. Velar porque se de cabal cumplimiento al Estatuto de Contratación de FONAVIEMCALI, en el evento de realizar compras y contrataciones.

6. Firmar las Actas y Comunicados oficiales del Comité.

7. Asignar tareas a los demás Miembros, para alcanzar los objetivos propuestos y garantizar el trabajo en equipo.

8. Efectuar seguimiento a las actividades encomendadas a fin de corregir las desviaciones y garantizar su cumplimiento.

9. Presentar Informes periódicos a la Junta Directiva sobre los asuntos de su competencia.

10. Notificar en forma oportuna al Comité de Control Social sobre las presuntas irregularidades o faltas cometidas por el Directivo en el desempeño de sus funciones.

11. Las demás que le asignen o le correspondan a la naturaleza del cargo.

ARTÍCULO 15: FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son deberes del Secretario:

1. Responder por el archivo del Comité.

2. Preparar las Actas del Comité, observando las normas para su elaboración.

3. Mantener debidamente actualizado el archivo de las Actas y enviar oportunamente copias de las mismas a la Secretaría de la Junta Directiva.

4. Remitir con antelación a la realización de las reuniones del Comité de Bienestar, copias del borrador de las Actas pendientes de aprobación.

5. Presentar al Comité la correspondencia recibida.

6. Firmar conjuntamente con el Coordinador las Actas y Comunicados Oficiales.

7. Ocuparse de todo lo concerniente a las comunicaciones del Comité.

8. Las demás que le asignen o le correspondan a la naturaleza de su cargo.

ARTÍCULO 16: CITACIONES. El Comité de Bienestar será citado por el Secretario. Las citaciones deberán hacerse por escrito y notificadas con tres (3) días de anticipación a la fecha de la reunión respectiva.

PARÁGRAFO: Cuando lo estime conveniente el Coordinador o la Secretaría del Comité, podrán convocar sin tener en cuenta los términos señalados en el presente Artículo.

ARTÍCULO 17: CONTENIDO DE LAS CITACIONES. Toda convocatoria a sesión del Comité se efectuará con un Orden del Día, el cual como mínimo deberá contemplar los siguientes puntos:

1. Llamada a lista y verificación del Quórum.

2. Lectura y Aprobación Orden del Día

3. Lectura y Aprobación Acta anterior

4. Temas específicos (Deberán enumerarse)

5. Temas de seguimiento (Indicar cuáles)

6. Proposiciones y Varios

ARTÍCULO 18: REUNIONES. El Comité se reunirá ordinariamente una (1) vez al mes y extraordinariamente cuando lo considere necesario el Coordinador y/o el Secretario.

PARAGRAFO 1: Los Miembros del Comité de Bienestar podrán autorizar la participación de otras personas distintas en sus reuniones con el carácter de invitados u observadores, los que tendrán voz pero no voto en sus deliberaciones.

PARAGRAFO 2: Las reuniones extraordinarias tendrán un Orden del Día específico.

ARTÍCULO 19: QUIÉN PRESIDE. El Comité de Bienestar será presidido por el Coordinador, en su ausencia lo presidirá otro integrante del mismo.

ARTÍCULO 20: ORDEN DEL DÍA. Al iniciarse el Comité, el Coordinador o quien presida la reunión declarará abierta la sesión, y el Secretario leerá el orden del día que será sometido a aprobación de los Miembros integrantes del mismo. De no agotarse el Orden del Día se citará el Comité, dentro los ocho (8) días siguientes a fin de que sean desarrollados los temas pendientes.

PARAGRAFO: En el evento que no se agote el Orden del Día se dará continuidad al Acta respectiva.

ARTÍCULO 21: QUÓRUM. El Comité podrá deliberar con la asistencia de dos (2) de los Miembros que lo integren.

ARTÍCULO 22: EXCUSAS. La asistencia de los Miembros del Comité es de carácter obligatorio. Cuando por fuerza mayor algún integrante no pueda asistir, con antelación deberá comunicar tal circunstancia al Coordinador o Secretario antes de la reunión.

ARTÍCULO 23: LEVANTAMIENTO Y APROBACION ACTAS. De toda sesión del Comité se levantará un Acta que deberá ser firmada por el Coordinador y Secretario del Comité. Las actas deberán someterse a consideración en la sesión inmediatamente siguiente para su aprobación y sólo en caso de que las sesiones del Comité tengan una secuencia inferior a ocho (8) días, se podrá acumular la aprobación de estas.

ARTÍCULO 24: REQUISITOS DE LAS ACTAS. Las Actas se encabezan con su número y expresaran cuando menos: Lugar, fecha y hora de la reunión; la lista de los asistentes y de los ausentes indicando si existió excusa o no; el orden del día; las constancias y comentarios específicos realizados por los Directivos; las conclusiones que se adopten indicando el número de votos a favor y en contra y si es del caso, los compromisos adquiridos por los integrantes del Comité, indicando actividad, responsables y fecha de cumplimiento.

PARÁGRAFO: Las decisiones tomadas por el Comité, deberán acogerse inmediatamente, así no esté firmada el Acta. La Secretaría del Comité deberá informar a cada responsable de la tarea asignada y el plazo para el cumplimiento de ella.

ARTÍCULO 25: USO DE LA PALABRA. Quien presida la reunión tendrá la facultad de dar el uso de la palabra a quien la solicite, el cual deberá referirse sólo al tema tratado y no podrá excederse de cinco (5) minutos.

ARTÍCULO 26: VOTACIONES. Las decisiones del Comité de Bienestar se adoptarán por mayoría simple.

ARTÍCULO 27: DISOLUCIÓN. Si el Comité de Bienestar queda desintegrado total, o parcialmente, la Junta Directiva designará los nuevos miembros por el período restante.

CAPITULO II

DIRECTRICES, EJECUCION, FUNCIONES Y CONTROLES

ARTÍCULO 28: DIRECTRICES. La fijación de las directrices generales a desarrollar estarán a cargo de la Junta Directiva y la implementación de las mismas se efectuará a través del Comité de Bienestar

ARTÍCULO 29: EJECUCION. La ejecución de las actividades corresponderá al Comité de Bienestar, como Órgano de Administración designado por La Junta Directiva, para orientar y coordinar los programas y recursos del Fondo de Bienestar.

ARTÍCULO 30: CONTROLES. A fin de garantizar la transparencia, en el adecuado manejo de los recursos del Fondo de Bienestar y en procura de asegurar la eficiencia de la gestión a cargo del Comité de Bienestar, serán implementados en armonía los siguientes controles:

1. Control Interno: El Control Interno en la ejecución de los programas estará a cargo, en primera instancia del Comité de Bienestar, en coordinación con el Gerente, y en segunda instancia de la Junta Directiva. La Asistente de Control Interno velará por el cumplimiento de los planes y la eficiencia de los controles en el desarrollo de las funciones y responsabilidades a cargo del Comité de Bienestar.

2. Control Financiero: El Comité aplicará el autocontrol en desarrollo de los programas y actividades; en particular en la aprobación de los pagos a ser sufragados con recursos del Fondo de Bienestar.

3. Control Social y Fiscal: El Control Social y el Fiscal, estarán a cargo del Comité de Control Social y del Revisor Fiscal, respectivamente, dentro de la órbita de sus respectivas competencias de conformidad con sus atribuciones Legales y Estatutarias.

CAPITULO III

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 31: ASESORÍAS Y CAPACITACION. El Comité de Bienestar solicitará las respectivas asesorías cuando lo estime conveniente, tratando que éstas lo orienten al mejor desarrollo de sus funciones. Los integrantes del Comité podrán participar en cursos, seminarios, diplomados, encuentros y/o congresos en materia de educación, para lo cual la Administración deberá proveer los recursos necesarios.

ARTÍCULO 32: APLICACIÓN DE NORMAS SUPERIORES. Los casos no previstos en este Reglamento y que no hayan sido desarrollados mediante reglamentaciones internas, se resolverán conforme a la Ley o Decretos especiales y concordantes sobre la materia, las normas emanadas de la Supersolidaria o el Organismo competente.

ARTÍCULO 33: MODIFICACIONES. El presente Reglamento sólo podrá ser modificado por la Junta Directiva del Fondo y los ajustes realizados solo tendrán validez a partir de la fecha de aprobación de este Órgano.

ARTÍCULO 34: VIGENCIA. El presente Reglamento rige a partir del Primero (1) de Junio de 2006, una vez leído y aprobado por la Junta Directiva de FONAVIEMCAL en Acta No. 008.

JORGE HERNAN RAMIREZ DOMINGUEZ LUIS ARTURO TAMAYO LOAIZA

Presidente Secretario.

PROYECTO: JDLM/ABVM