REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN PARA EL FONDO DE EMPLEADOS DE LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE CALI

“FONAVIEMCALI”

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES.

1.OBJETO.

Determinar el procedimiento y requisitos para la adjudicación, elaboración y ejecución de un contrato de acuerdo a las normas legales y principios que rigen para ello.

2. PRINCIPIOS.

Los funcionarios del Fondo, que sean competentes en el proceso de adjudicación de un contrato, se ajustarán a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, ecuación contractual, selección objetiva, las reglas de interpretación de la contratación, los de actuación administrativa, Código Disciplinario y los principios generales del Derecho.

3. COMPETENCIA.

Para contratar: El Gerente o Representante Legal del Fondo.

Para realizar estudios previos: El Comité que requiera el objeto

Para recibo de propuestas: La Oficina de Control Interno

Para elaborar y revisar legalidad: El Comité Jurídico o Asesor Jurídico

Para ejecución del contrato: El Comité respectivo.

4. FORMAS DE ADJUDICACION DE CONTRATOS.

La selección del contratista y la celebración del contrato respectivo, se hará a través de:

Licitación o Concurso – Mayor cuantía

Adjudicación Directa con Formalidades plenas – Menor cuantía

Adjudicación Directa sin formalidades plenas – Mínima cuantía

CAPITULO II

ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACION.

El proceso de contratación comprende tres (3) etapas regidas por la Ley 80 de 1.993, el Derecho Privado y normas especiales teniendo en cuenta la naturaleza, objeto, cuantía y la autonomía de la voluntad de las partes, así:

• Etapa Precontractual

• Etapa Contractual

• Etapa Postcontractual

ETAPA PRECONTRACTUAL.

Esta Etapa se divide en dos (2) partes:

• Análisis de conveniencia y oportunidad

• Proceso de selección.

Esta se inicia con el análisis de conveniencia y oportunidad de realizar la contratación, que es previa a la apertura del proceso de selección, y debe contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. La definición de la necesidad que el Fondo pretende satisfacer con la contratación.

2. La definición técnica de la forma en que el Fondo puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño.

3. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo.

4. El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato.

5. El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.

6. Si es licitación o concurso se debe informar a la Cámara de Comercio antes de iniciarla.

De igual manera ésta etapa termina con el proceso de selección del contratista, que debe reunir los siguientes requisitos; según sea licitación o adjudicación directa.

LICITACION O CONCURSO. ( MAYOR CUANTIA )

1. El Gerente o Representante Legal del Fondo, ordenará su apertura por medio de acto Administrativo motivado.

1. El Fondo elaborará los correspondientes pliegos de condiciones o términos de

Referencia , en los cuales se deben detallar como mínimo:

a. Los requisitos objetivos necesarios para participar en el proceso de selección.

b. Se definirán reglas objetivas, justas, claras y completas que permita la confección de ofrecimientos de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva y evitar la declaratoria de desierta de la licitación y concurso.

c. Se definirá con precisión las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras y servicios para la ejecución del objeto del contrato.

d. No se debe incluir condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren.

e. Se definen reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas, que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o dependan de la voluntad exclusiva del Fondo.

f. Se definirá el plazo para la liquidación del contrato, cuando a ello hubiere lugar, teniendo en cuenta su objeto, naturaleza y cuantía

1. Los proyectos de pliegos de condiciones o de términos de referencia, se publican en la página web del Fondo, cuando menos con diez (10) días calendario de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de selección.

Si el Fondo no cuenta con página web, debe publicar un aviso en un diario de amplia circulación Nacional, Departamental o Municipal o por algún mecanismo Determinado en forma general, en el cual indique el lugar del Fondo donde puede ser consultado en forma gratuita el proyecto de pliego de condiciones o términos de Referencia.

Las observaciones a los proyectos, podrán ser presentadas dentro del termino de los diez (10) días calendarios de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del

Proceso de Selección.

1. El texto definitivo del pliego de condiciones o términos de referencia, será Publicado en la pagina web del Fondo al momento de dar apertura al proceso de Selección, sino se cuenta con página web, se debe publicar un aviso en el cual se indique el lugar del Fondo en que pueden ser consultados gratuitamente. Dicho aviso se publica en un diario de amplia circulación Nacional, Departamental, Municipal o por algún mecanismo determinado en forma general.

1. El plazo de la licitación o concurso, es el termino que transcurre entre la fecha a de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre, se señala en los pliegos o términos de referencia, este plazo se puede prorrogar por un termino no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando el Fondo lo considere o las dos (2) terceras partes de las personas que retiraron pliegos lo soliciten.

1. El Fondo señala un plazo razonable para la evaluación de las propuestas, Seleccionar objetivamente teniendo en cuenta el Articulo 4 del Decreto 2170 de 2.002 o efectuar un sistema de conformación dinámica de la oferta mediante audiencia y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables y que serán resueltas en el acto de adjudicación. Este plazo se puede prorrogar que no exceda al inicial por Acto Administrativo.

1. Los informes de la evaluación de las propuestas permanecerán en la Secretaría del Fondo por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes

1. Las audiencias de adjudicación, son potestad del Fondo, en cumplimiento de los principios de publicidad y transparencia, en la cual pueden participar los oferentes, los veedores ciudadanos, los Medios de comunicación y cualquier persona que lo desee.

Estas audiencias se deben celebrar según las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones o términos de referencia siguiendo unas reglas establecidas.

9. El plazo para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato se indican en los pliegos de condiciones y términos de referencia, el Gerente o Representante legal puede prorrogar este plazo por un termino total no mayor a la mitad del inicialmente fijado y se contará a partir del día siguiente a aquel en que haya vencido el plazo previsto en el Articuló 30 Numeral 8 de la Ley 80 de 1.993. Dentro del termino de adjudicación, puede declararse desierta la licitación o concurso.

10. El acto de adjudicación, se hace mediante Resolución motivada, se notifica personalmente al proponente favorecido o también a través del empleo de un mensaje de datos en caso que el Fondo cuente con la infraestructura tecnológica y de conectividad que asegure la inalterabilidad del documento y sino se efectuó en Audiencia Pública se comunicará a los no favorecidos dentro de los cinco (5) días calendario siguientes.

ADJUDICACION DIRECTA. ( MENOR CUANTIA)

Se puede adjudicar directamente en los siguientes casos:

• Cuando sea menor cuantía

• Empréstitos

• Interadministrativos, con excepción del Contrato de Seguros

• Para los de prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos

• Arrendamiento o adquisición de inmuebles

• Declaratoria de desierta de licitación o concurso

• Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta se ajuste al pliego de condiciones o términos de referencia

• Cuando no exista pluralidad de oferentes

• Productos de origen o destinación agropecuaria

• Los contratos para la prestación de servicios de salud

• Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales estatales.

• Excepción: Cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, se tramita como de mínima cuantía.

Para celebrar estos contratos se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

1. Los proyectos de pliegos de condiciones o términos de referencia y definitivos deben incluir como mínimo la siguiente información:

• Objeto del contrato

• Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la entidad.

• Presupuesto oficial.

• Factores de escogencia de la oferta y la ponderación matemática precisa, concreta y detallada de los mismos.

• Criterios de desempate

• Requisitos o documentos necesarios para la comparación de las ofertas, referidos a la futura contratación.

• Fecha y hora limite de presentación de ofertas.

• Términos para la evaluación de las ofertas y adjudicación del contrato.

• Plazo y forma de pago del contrato.

Estos se publican con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones. Estos se publicarán cuando menos cinco (5) días calendario de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de selección, en este termino se puede hacer observaciones.

Si el Fondo no cuenta con la pagina web, deberá publicar un aviso en el cual indique el lugar del Fondo, donde se puede ser consultado en forma gratuita el proyecto de pliego de condiciones o termino de referencia, se debe publicar en un diario de amplia circulación Nacional, Departamental, Municipal o comunicarse por algún mecanismo determinado en forma general.

1. La convocatoria será pública.

2. En la fecha señalada en los pliegos de condiciones y términos de referencia, los oferentes manifestarán su interés, con el fin de conformar una lista de posibles oferentes, si el número de oferentes es mayor de diez (10) la entidad en audiencia pública realizará un sorteo para escoger un número no inferior que pueden presentar oferta en el proceso de selección, de esto se deja constancia escrita en acta que será publicada en la pagina web, en caso que la entidad no tenga pagina web, se comunica a cada una de las personas que participaron en la audiencia. Si el número de oferentes es menor de diez (10) se adelanta el proceso con los que se presenten.

3. El fondo puede efectuar el sistema de conformación dinámica de la oferta y de su adjudicación de acuerdo con el Articulo 12 del Decreto 2170 de 2.002.

4. Si el Fondo no utiliza el mecanismo de conformación dinámica de la oferta, la adjudicación se hará mediante acto administrativo motivado al oferente que haya presentado la oferta que mejor satisfaga las necesidades del Fondo de acuerdo con los requisitos exigidos y los factores de escogencia, siempre que sea acorde con los precios del mercado, a su vez se debe comunicar a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección.

5. Si la cuantía del contrato es igual o inferior al 10% de la Menor Cuantía, el Fondo podrá celebrarlo considerando solamente los precios del mercado sin que se requiera varias ofertas.

ADJUDICACION DIRECTA . (MINIMA CUANTIA).

En los contratos de Mínima Cuantía, los establecidos en el Articulo 39 de la Ley 80 de 1.993 y los de Menor Cuantía que sean iguales o inferiores al 10% de esta. En este caso no habrá lugar a la celebración de contrato con la formalidad del escrito; en los casos de Obras, trabajos, bienes o servicios objeto del contrato deben ser ordenados previamente y por escrito por el Gerente o Representante Legal o en quien hubiese delegado la ordenación del gasto, a través de una orden de trabajo, de servicio o de compra.

CASOS ESPECIALES PARA LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

1. Para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales o para ejecución de trabajos artísticos, que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas para el desarrollo directo de actividades cientificas o tecnológicas, el Fondo puede contratar directamente con la persona natural o jurídica que este en capacidad de ejecutar el objeto y que demuestre idoneidad y experiencia, sin que sea necesario obtener varias ofertas; el ordenador debe dejar constancia.

1. Los Contratos Interadministrativos con Cooperativas y Asociaciones conformadas por entidades territoriales, la selección se hará :

1. Si el objeto se puede desarrollar por varias entidades, se invita a presentar ofertas aquellas que puedan ejecutar el contrato.

2. Si el objeto solamente puede ser desarrollado por una entidad, se celebra sin necesidad de adelantar proceso de selección.

1. Los contratos con Organismos Multilaterales, se regirán por el Articulo 15 del Decreto 2170 de 2.002.

1. Cuando hay la declaratoria de desierta de la licitación o concurso, se adelanta el proceso de adjudicación directa, de acuerdo a las siguientes reglas:

1. La convocatoria será pública, y se publica el pliego de condiciones o términos de Referencia, los cuales no se pueden modificar.

2. La adjudicación del proceso de selección, se hará mediante audiencia pública

1. Contratación Directa cuando no exista pluralidad de oferentes, se considera que no existe :

1. Cuando no hay mas de una persona inscrita en el R.U.P.R. (Registro Unico de Precios de Referencia) en aquellos contratos en los cuales se requiere estar inscrito en la Cámara de Comercio.

2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial.

1. Los Contratos de Seguro de Menor Cuantía, se efectuará la selección como una contratación directa.

7. La contratación directa de intermediarios de seguros, se efectúa la selección aplicando el proceso de contratación directa.

8. Los contratos de prestación de servicios de salud, se debe obtener dos (2) ofertas y las personas se encuentren inscritas en el Registro Especial Nacional del Ministerio de Salud.

ETAPA CONTRACTUAL

Una vez seleccionado el contratista, se inicia el perfeccionamiento y legalización del contrato, se traba la relación contractual y empieza a contarse el término previsto para el cumplimiento de los derechos y deberes de las partes.

El perfeccionamiento, se da cuando se logra un acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito, incluyendo las diferentes cláusulas como son:

1. Cláusulas Comunes

2. Cláusulas Especiales

3. Cláusulas de Interpretación Unilateral

4. Cláusulas de Modificación Unilateral

5. Cláusulas de Terminación Unilateral

6. Cláusulas de sometimiento a las leyes nacionales

7. Cláusulas de Caducidad

8. Cláusulas de Reversión.

La legalización, se da después del perfeccionamiento del contrato y se requerirá la aprobación de las garantías, la existencia de las disponibilidades presupuestales, la publicación en el diario oficial o gaceta oficial y demás formalidades que la ley ordene.

Una vez perfeccionado y legalizado el contrato, se debe abrir una carpeta exclusivamente para éste, archivar en ella toda la documentación que se presente referente a éste, también se debe tener en cuenta:

• Que el contrato no contenga vicios que constituyan causales de nulidad.

• Que los contratos en que se designe interventor esta función se realice de acuerdo a lo establecido en el contrato y en las disposiciones que así lo reglamenten.

• Si se presenta cesión en los contratos, ésta debe ser autorizada por escrito por el Fondo.

• Se debe hacer seguimiento a los contratos de obra desde su inicio hasta su terminación.

• Que todos los actos administrativos o documentos que modifiquen, adicionen o aclaren los contratos estén debidamente sustentados, perfeccionados y legalizados, al igual que la ampliación y prórroga de las garantías.

• Si se pacto el pago de anticipo o pago anticipado no excedan el 50% del valor del contrato y que las adiciones no sean superiores al 50%

ETAPA POSTCONTRACTUAL

Esta etapa se inicia cuando el objeto del contrato se ha ejecutado o cuando el plazo previsto se ha vencido o en los casos de terminación anticipada: Nulidad absoluta, aplicación de cláusulas excepcionales, entre otras cosas.

En esta etapa se encuentra la liquidación del contrato, que se efectúa de acuerdo con el Articulo 60 de la Ley 80 de 1.993 y cuyo objetivo es saber quien le debe a quien y cuanto.

El acta de liquidación bilateral o la Resolución de liquidación unilateral del contrato, son el reflejo de todas las situaciones ocurridas desde el momento en que la entidad tomó la decisión de su celebración hasta su terminación, es decir, hasta cuando expiró el termino de ejecución o cuando venció el plazo o cuando ocurrió la terminación anticipada del contrato o sea la aplicación de cláusulas excepcionales declaratoria de nulidad e.t.c.

En ésta se incluyen aspectos relacionados con las actas de recibo parcial o total de las obras, bienes o servicios, pagos al contratista, amortización de anticipos, sanciones por incumplimiento, restablecimiento de la ecuación económica o financiera entre otras.

Fin -